PROW 2014-2020. Zmienione zasady wyboru najlepszej oferty

W tym miejscu należy zatem zwrócić uwagę na zmienione zasady wyboru najlepszej oferty w zakresie np. nowego sprzętu lub inwestycji budowlanej (działania: młody rolnik, modernizacja, przetwórstwo). W ramach wszystkich działań PROW 2014-2020 beneficjenci korzystający ze wsparcia będą zobowiązani do stosowania zasad konkurencyjności przy realizacji zadań, których wartość przekracza 20 tys. zł netto.

Do najważniejszych zasad konkurencyjności stosowanych przy wydatkowaniu środków publicznych należą:

— Zasada uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców — służy temu, aby zarówno na etapie przygotowania, jak i przeprowadzenia postępowania, które ma na celu zakup np. jakiejś maszyny, nie eliminować z udziału w tym postępowaniu określonej grupy sprzedawców lub nie stwarzać wobec określonej grupy sprzedawców uprzywilejowanej pozycji.

— Zasada jawności i przejrzystości — gwarantuje, że postępowanie w sprawie zakupu np. maszyny zawiera jasne reguły i istnieją środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania, a kupujący podejmuje decyzję na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, które zapewniają zachowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania sprzedawców.

— Zasada celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych — zapewnia uzyskanie jak najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku.

Zgodnie z zasadami konkurencyjności wszystkie zakupy powyżej 20 tys. zł netto muszą odbywać się w procedurze, która polega na upublicznieniu zapytania ofertowego na zakup danej maszyny lub usługi, a następnie wyborze oferty, która najbardziej spełnia kryteria określone w zapytaniu.

Ustalenie wartości zamówienia/zadania

Mając na uwadze wyżej wskazaną kwotę, ważną kwestią staje się ustalenie wartości zamówienia, co może nie być tak proste, jak się wydaje. Generalnie jako zamówienie powinno się traktować jedno zadanie z biznesplanu (np. zakup opryskiwacza sadowniczego z deflektorem), przyjmując jednak do wiadomości, że dzielenie zamówień w celu nieprzekroczenia poziomu 20 tys. zł netto jest niedopuszczalne i będzie oznaczało łamanie zasad konkurencyjności (np. oddzielny zakup opryskiwacza sadowniczego i deflektora, które łącznie kosztują ponad 20 tys. zł netto, lecz oddzielnie żadne z nich tej kwoty nie przekracza — jednak oba elementy wchodzą w skład jednego urządzenia).

Zasady konkurencyjności dotyczą również inwestycji budowlanych przekraczających 20 tys. zł netto. Wartość zadania dla robót odnosi się do całego ich zakresu (np. do całej obory), a nie do wydzielonych elementów, czy też rodzajów robót (np. oddzielnie fundamenty, oddzielnie dach, oddzielnie roboty elektryczne). Również przy wykonywaniu robót budowlanych systemem gospodarczym, gdy kosztem kwalifikowalnym w ramach tego zadania jest jedynie zakup materiałów budowlanych o wartości powyżej 20 tys. zł netto, do zakupu tych materiałów należy stosować zasady konkurencyjności.

Sporządzanie zapytania ofertowego

Po ustaleniu wartości danego zadania (w przypadku, gdy przekracza 20 tys. zł netto) należy sporządzić zapytanie ofertowe, które jest pierwszym dokumentem w całym procesie zakupu danej maszyny lub realizacji innej inwestycji. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
— opis maszyny, którą rolnik zamierza kupić — opis powinien być dokładny i uwzględniać wszystkie wymagania rolnika odnośnie do danej maszyny; w opisie nie wolno podawać marki maszyny; opis maszyny powinien być zgodny z tym, co zostało napisane we wniosku składanym do ARiMR; w przypadku robót budowlanych opis zamówienia powinien zawierać przedmiar robót,
— warunki udziału w postępowaniu,
— kryteria oceny ofert oraz informacje o punktach, jakie można uzyskać za spełnienie każdego kryterium; jednym z kryterium oceny ofert powinna być cena oraz jako dodatkowe kryteria można określić np. parametry techniczne, warunki gwarancji, koszty eksploatacji, serwis itp.,
— informację na temat zakresu wykluczenia,
— termin składania ofert – nie mniej niż 7 dni kalendarzowych, a w przypadku robót budowlanych nie mniej niż 14 dni kalendarzowych,
— termin realizacji zamówienia.

Zapytanie ofertowe musi zawierać dane rolnika, który je wystawił, datę sporządzenia oraz sposób, w jaki mają być dostarczone oferty oraz miejsce i czas dostarczenia ofert. Ponadto, w celu zachowania wszystkich procedur, zapytanie musi być poprawnie upublicznione poprzez zamieszczenie go na stronie internetowej wskazanej przez ministra rolnictwa. Jednak do czasu uruchomienia tej strony internetowej (powinno to nastąpić pod koniec 2016 r.), zapytania ofertowe należy wysłać do co najmniej 3 potencjalnych sprzedawców (do wszystkich w tym samym dniu) oraz w tym samym dniu upublicznić (umieścić) te zapytanie na swojej stronie internetowej, jeśli rolnik taką posiada.

Rolnik będzie miał również możliwość dokonania modyfikacji już upublicznionego zapytania ofertowego, jednak będzie to się wiązało z pewnymi warunkami np.: odpowiednie wydłużenie terminu na składanie ofert, poinformowanie wszystkich potencjalnych sprzedawców, do których wysłane były zapytania.

Weryfikacja złożonych ofert

Obowiązkiem rolnika będzie również weryfikacja wszystkich ofert, które do niego wpłyną i ocena, które będą podlegały odrzuceniu, a które będzie brał pod uwagę przy wyborze sprzedawcy. Odrzuceniu podlegają oferty niezgodne z zapytaniem ofertowym, złożone przez sprzedawcę nie spełniającego warunków określonych w zapytaniu, złożone po terminie lub złożone przez sprzedawcę, który jest powiązany osobowo lub kapitałowo z rolnikiem.

Jeśli do rolnika wpłynie tylko jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu, możliwe jest dalsze prowadzenie procedury zamówienia. Natomiast jeżeli nie wpłynie żadna oferta lub wszystkie, które wpłyną, zostaną odrzucone, rolnik powinien powtarzać całą procedurę zapytania ofertowego do momentu, aż otrzyma co najmniej jedną niepodlegającą odrzuceniu ofertę.
Z ofert niepodlegających odrzuceniu należy wybrać najkorzystniejszą, czyli tę, która ma najlepszy bilans ceny i innych kryteriów określonych przez rolnika w zapytaniu ofertowym. Proces ustalania rankingu lub przyznawania punktów poszczególnym ofertom należy umieścić w protokole, który zostanie później załączony do wniosku o płatność składanego do ARiMR. Informację o wyniku postępowania należy przekazać każdemu oferentowi (osobie, która złożyła ofertę).

Przeprowadzenie całego postępowania powinno być prawidłowo udokumentowane, tak aby ARiMR mogła ocenić, czy zostało przeprowadzone prawidłowo. Za koszt kwalifikowalny będzie uznany tylko ten wydatek, który będzie zgodny z zasadami konkurencyjności. Każde niezastosowanie tych zasad może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami, w tym odmową wypłaty części lub całości pomocy w stosunku do danego zakupu.

Do dokumentowania procedury dopuszczona jest forma pisemna lub elektroniczna (np. wydruk maila i załączników). Wybór najkorzystniejszej oferty powinien być udokumentowany protokołem, który musi sporządzić rolnik.

Po przejściu całej procedury rolnik będzie mógł dokonać zakupu maszyny lub zrealizować zamówienie na usługę u tego wykonawcy, którego oferta była najkorzystniejsza. Nie ma możliwości dokonania zmian w umowie polegających na zapłacie niższej ceny w stosunku do tej, która była ofercie.

Weryfikacja przez ARiMR

Dokumentacja dotycząca stosowania zasady konkurencyjności przy prowadzeniu zakupów lub zamówień na usługi w ramach działań PROW 2014-2020 będzie kontrolowana przez ARiMR na etapie składania wniosku o płatność po zakończeniu realizacji operacji. Rolnik będzie miał jednak możliwość wcześniejszego zgłoszenia się do ARiMR z prośbą o dokonanie weryfikacji dokumentów w zakresie stosowania zasady konkurencyjności, aby upewnić się jeszcze przed złożeniem wniosku o płatność, że wszystko zostało zrobione poprawnie. Jeśli ARiMR oceni całą procedurę pozytywnie, rolnik nie będzie musiał wraz z wnioskiem o płatność jeszcze raz przedstawiać dokumentacji dotyczącej zapytań ofertowych.

W przypadku, gdy złożona dokumentacja będzie miała braki lub uchybienia, ARiMR poinformuje o tym rolnika i wskaże, że jeśli te braki nie zostaną usunięte, wówczas wobec rolnika mogą być stosowane sankcje. Jednocześnie ARiMR poinformuje o możliwości ponownego przeprowadzenia postępowania ofertowego.
W sytuacji niezastosowania odpowiedniej procedury wyboru najkorzystniejszej oferty ARiMR będzie nakładała sankcje na rolnika, które będą polegały na potrąceniu płatności za uchybienia dokonane na etapie procedury ofertowej. Potrącenia będą wynosiły od 5 do 100 proc. w zależności od uchybienia.

Doradcy z WMODR udzielą pomocy

Pomimo tego, że przedstawiony zarys nowych zasad wyboru najbardziej korzystnych ofert przez rolników w ramach działań PROW 2014-2020 może wydawać się skomplikowany, to jednak przy zachowaniu odpowiedniej sumienności przy sporządzaniu dokumentów nie powinien im sprawić większych problemów przy realizacji zaplanowanych inwestycji. W razie wątpliwości pomoc będzie można uzyskać u doradców pracujących w Warmińsko-Mazurskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Olsztynie.